EFISIENSI

1. EFISIENSI

Efisiensi adalah Perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).

Efesiensi merupakan syarat atau ukuran pelaksanaan kerja yang paling tepat sehingga O&M sebagai bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan fungsi manajemen bisa berjalan lancar yaitu pemaksimalan manfaat sumber-sumber yang dimiliki.

Syarat-syarat tercapainya efesiensi:

© Berhasil guna (efektif)

Kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat dalam arti target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas

© Ekonomis

Dalam usaha pencapaian efektif maka biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan dan lain-lain telah digunakan dengan tepat sesuai dengan perencanaan sehingga tidak terjadi pemborosan, penyelewengan dan korupsi

© Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan

Untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja benar-benar di buat se objektif mungkin, mencerminkan fakta sesusungguhnya, dengan membuat report-report sebagai bukti pengeluaran pengeluaran yang telah dilakukan.

© Pembagian kerja yang nyata

Dalam pembagian kerja harus didasarkan pada kemampuan masing-masing individu yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia

© Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab

Antara wewenang dan tanggung jawab harus terjadi keseimbangan, jangan sampai wewenang lebih besar atau sebaliknya

© Prosedur kerja yang praktis

Untuk menegaskan bahwa O&M merupakan kegiatan praktis, maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskanharuslah merupakan kegiatan-kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancer dan tidak hanya berhenti sebagai konsep-konsep teoritis di atas kertas saja O&M menunjukan kegiatan ilmiah dan praktis yang urutan tahap demi tahap mencerminkan asal pekerjaan, kemana akan diteruskan dan kapan selesainya.

Cara Meningkatkan efesiensi:

§ Pelaksanaan fungsi manajemen dengan tepat

§ Pemanfaatan sumber-sumber dengan tepat pula

§ Pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi sebagai alat mencapai tujuan

§ Pengarahan & Dinamika organisasi untuk pengembangan & kemajuan yang berkesinambungan.

2. RUANG LINGKUP O&M

Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:

ª Anailisis organisasi

ª Komunikasi dalam organisasi

ª Tata kerja, prosedur dan system kerja

ª Pentingnya filling

ª Penyimpanan data & dokumen

ª Formulir

ª Pendayagunaan mesin kantor & peralatan

ª Penyusunan tata ruang & perencanaannya

ª Penulisan laporan

ª Penyusunan buku pedoman kerja

ª Penyusunan Anggaran belanja

ª Analisis kepegawaian