Istilah Organisasi dapat diartikan sebagai:
WADAH : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama (Statis)
PROSES : Pengelompokan manusia dalam kerjasama yang efesien (bersifat Dinamis) ====è Inilah yang menyebabkan mengapa organisasi selalu bergerak, senantiasa hidup, berkembang dan berubah-ubah
METODE : Tata kerja / cara bagaimana sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai dengan tujuan.
Metode ini diperlukan agar dalam pemanfaatan sumber yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan manajemen tidak terjadi kemacetan dan pemborosan.
ORGANISASI DAN METODE :
untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan
Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:
· Kunci dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya
· Mutlak dalam kegiatan manajemen
· Memanfaatkan segala sumber dan waktu
· Berguna untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan
MANAJEMEN :
Proses dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan yang terbaik melalui kerjasama dengan orang lain tanpa mengabaikan sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan
Kegitan Manajemen :
§ Planning (perencanaan):
Berpikir, menduga, menentukan prioritas, kegiatan bersifat non fisik diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi
§ Organizing (pengorganisasian):
Proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit kerja dan fungsinya, penempatan orang yang tepat agar pelaksanaan pembagian kerja sesuai dengan perencanaan, dalam penempatan orang atau staf diharapkan objektif
§ Motivating (motivasi):
Membina, mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai, memberikan rangsangan baik bersifat rohaniah atau jasmaniah. Rohaniah: Kenaikan pangkat, Pendidikan dan pengembangan karir, pemberian cuti, penambahan pengalaman. Jasmaniah: Sistem Upah gaji yang menggairahkan, pemberian tunjangan, distribusi sandang pangan, penyediaan fasilitas rumah, kendaraan dan jaminan pemeliharaan kesehatan
§ Controlling (pengendalian):
Mengadakan pengawasan, penyempurnaan, evaluasi agar tujuan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, mengetahui sampai sejauh mana pekerjaan dijalankan, seberapa besar sumber dimanfaatkan setelah diketahui kemudian dapat dikoreksi, apa yang harus dilakukan selanjutnya
Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER) YANG DIPERLUKAN:
¨ Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)
¨ Uang atau Biaya (Money)
¨ Bahan-bahan atau Material (Materials)
¨ Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)
Sumber-sumber diatas menurut George R Terry disebut 6M (the six M’s in management) dengan menambah 2 sumber lagi:
¨Tata kerja (Methods)
¨ Pasar (Market)
Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam sudut pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.
Hubungan timbal balik antara Manajemen, Organisasi dan Tata kerja (Metode)
hubungan timbal balik antara manajemen, Organisasi dan tata kerja dimana untuk mencapai tujuan ketiganya tidak dapat dipisahkan.
O & M mutlak diperlukan dalam kegiatan manajemen. Lihat gambar dibawah ini:
3. Sejarah O & M
Istilah O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk Organization and Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord of The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.
Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi, menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis. Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:
© Mengadakan prognosis (problems observation)
© Mengadakan diagnosis (problems identification)
© Menentukan sebab-sebab (reasions determination)
© Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)
Istilah-istilah O & M
Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain: Administrative analyst, Management analysis, System & procedure, Management engineering, Efficiency engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O & M adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang (lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro Organisasi & tata laksana.
Apabila dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M merupakan Unit Staff, oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai Fungsi Bantuan. Bantuan yang dimaksud adalah:
ª Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi
ª Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics
ª Membantu penempatan staf
ª Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan
ª Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja
4. O & M sebagai alat Analisis & Survey
Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M. Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.
Selain berfungsi sebagai kegiatan analisis O & M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:
a. Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:
♪ Perumusan tujuan survei
♪ Penentuan ruang lingkup
♪ Penentuan sasaran
♪ persiapan pelaksanaan
b. Pelaksanaan Survei
♪ Pengumpulan data
♪ Pengumpulan fakta:
♫ Peninjauan langsung
♫ Wawancara
♫ Diskusi
c. Pengolahan
♪ Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan
♪ Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif
d. Penyajian
♪ Penyerahan laporan
♪ Pemaparan
e. Penerapan
♪ Pembinaan hubungan kontinyu
♪ Penugasan
♪ Penilaian
RUANG LINGKUP O & M
► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)
► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)
